Ihr Tag geht für Zahlungen drauf. Nicht für Verwaltung.
Hausgeld, Miete, Rücklage, Handwerkerrechnung, Abschlag an den Energieversorger: Ein- und Ausgänge zuzuordnen ist der größte Zeitfresser im Tagesgeschäft. Das hat uns ein Verwalter so gesagt — es ist keine Zahl aus einer Studie.
Der größere Teil davon verschwindet ohne KI. Über den kleineren lohnt sich das Gespräch. Diese Seite trennt beides.
Acht Gegenüber an einem Vormittag
Der Energieversorger. Das Finanzamt. Der Eigentümer, der im Haus wohnt — und der, der weit weg wohnt und anders informiert werden will. Dazu Brennstoff bestellen, den Schornsteinfeger terminieren, das Hofkehren organisieren, die Garagenreparatur beauftragen.
Keiner dieser Vorgänge ist schwierig. Es sind zu viele, und jeder unterbricht den vorigen. Was liegen bleibt, ist die Arbeit, für die Sie eigentlich bezahlt werden: Objekte in Ordnung halten und Eigentümerentscheidungen vorbereiten. Die schieben Sie auf den Abend.
Und der größte Block dazwischen ist ausgerechnet der, der die geringste Qualifikation verlangt.
Zahlungsein- und -ausgänge
Jeden Monat gehen Zahlungen ein, die zu einer Einheit gehören, zu einer Abrechnungsperiode und zu einem Zweck. Manche kommen ohne brauchbaren Verwendungszweck oder nur zur Hälfte. Andere kommen vom falschen Konto, weil der Ehemann überweist und die Eigentümerin im Vertrag steht.
Auf der anderen Seite stehen die Ausgänge: Abschläge an die Versorger, Handwerkerrechnungen, Versicherungsbeiträge, Gebühren. Jede davon will einem Objekt zugeordnet und in der Abrechnung wiedergefunden werden.
Hier geht der Tag verloren, nicht an dem, was man „Digitalisierung“ nennt.
Der größere Teil braucht keine KI
Bankkonto anbinden, Regeln für den Abgleich hinterlegen, den Rest als Ausnahme auf den Tisch legen: Das ist Buchhaltung. In einem ERP-System wie Odoo sind das wenige Handgriffe, und es nimmt den größten Einzelposten aus Ihrem Tag.
Wir schreiben das hin, obwohl wir eine KI-Beratung sind. Wer Ihnen für diesen Schritt ein Sprachmodell verkauft, verkauft Ihnen das teurere Werkzeug für den einfacheren Teil.
Was dabei nicht passiert: Wir werden nicht Ihr Steuerberater, und keine Zahlung geht ohne Sie hinaus. Der Abgleich schlägt vor, Sie bestätigen.
Zwei Stellen, an denen KI wirklich etwas ändert
Beide Fälle stammen aus Gesprächen mit Verwaltern, nicht aus einer Ideensammlung.
Sie suchen nicht mehr, Sie fragen
Verwaltervertrag, Beschlusssammlung, Teilungserklärung, Wartungsverträge, Handwerkerangebote der letzten Jahre: Das Material ist da. Es ist nur nicht auffindbar.
Durchsuchbar gemacht heißt, dass Sie fragen „Wer hat den Aufzug zuletzt gewartet, und was hat es gekostet?“ und eine Antwort samt Herkunft bekommen — Dokument, Seite, Datum. Die Antwort ohne die Herkunft wäre wertlos, weil Sie sie einem Eigentümer gegenüber vertreten müssen.
Aus einem Anruf wird ein Auftragsentwurf
Ein Mieter ruft an, bei ihm tropft der Wasserhahn. Heute ist das eine Notiz, eine Rückfrage nach der Einheit, eine Suche nach dem zuständigen Installateur und eine E-Mail, die Sie abends tippen.
Aus demselben Anruf entsteht ein fertiger Entwurf: Objekt und Einheit erkannt, der Installateur aus Ihrer Liste vorgeschlagen, Mangel, Zugangszeiten und Ihre Rückrufnummer im Text.
Die Grenze steht hier ausdrücklich: Der Entwurf geht nicht von allein hinaus. Sie lesen ihn, ändern ihn oder verwerfen ihn. Ein System, das ungefragt Handwerker beauftragt, wollen Sie nicht — und wir bauen es nicht.
Wo wir aufhören
Keine Rechtsberatung. WEG-Recht, Mietrecht, die Fassung eines Beschlusses: Das ist die Sache Ihres Anwalts und Ihrer Verwalterhaftung, nicht unsere. Wir erleichtern die Vorbereitung, wir ersetzen die Prüfung nicht.
Keine Zahlung ohne Sie. Zuordnen ja, vorschlagen ja, freigeben nein.
Ihre Verwaltersoftware bleibt, solange sie trägt. Wir binden an, wir reißen nicht heraus. Wenn ein Wechsel doch der günstigere Weg ist, sagen wir es und begründen es.
Keine Einsparungszahl, die wir nicht gemessen haben. Wir haben bisher keine Hausverwaltung im laufenden Betrieb. Wenn Sie die erste wären, erfahren Sie das im ersten Gespräch und nicht später.
Wie wir anfangen
Erstgespräch
30 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck. Sie erzählen, was Ihren Vormittag frisst. Wir sagen, was davon nach Buchhaltung aussieht und was nach KI.
Orientierungstag
Ein Tag zum Festpreis von 1.900 Euro. Ergebnis ist ein schriftliches Dokument mit den geprüften Vorgängen, je mit Aufwand und Betriebsstufe — und der Liste dessen, wovon wir abraten. Es gehört Ihnen.
Ein Vorgang zuerst
Wir fangen mit einem einzigen Vorgang an, nicht mit einem Programm. Wenn der nach der vereinbarten Zeit nicht trägt, hören wir dort auf — und Sie haben ein Dokument statt eines Vertrags.
Schreiben Sie uns, was Ihren Vormittag frisst
Zwei Sätze reichen. Je konkreter der Vorgang, desto konkreter die Antwort — „die Zuordnung der Hausgeldzahlungen im Objekt Ringstraße“ bringt uns weiter als „Digitalisierung“.
Sagen Sie uns einen Vorgang, nicht ein Ziel
30 Minuten, unverbindlich, ohne Verkaufsdruck. Am Ende wissen Sie, ob Ihr größter Zeitfresser ein KI-Thema ist. Wenn nicht, sagen wir Ihnen, was er stattdessen ist.